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Mit dem Wachstumschancengesetz (vom 27.3.2024 BGBl.2024 I Nr. 108) wurde für im Inland ansässige Unternehmerinnen und Unternehmer die Verpflichtung eingeführt, für getätigte Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen (B2B-Bereich) mit einer den Gesetzesvorgaben entsprechenden elektronischen Rechnung abzurechnen (vgl. Artikel 23 Wachstumschancengesetz, §§ 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 Umsatzsteuergesetz-UStG.). Diese Pflicht gilt grundsätzlich seit dem 1.1.2025 (zu den Übergangsfristen vgl. unter VI).
Das Ausstellen einer E-Rechnung im gesetzlich vorgegebenen „strukturierten“ Format (siehe unter II) ist zwingend erforderlich, wenn (vgl. § 14 Abs. 2 UStG.)
Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. ist ein im Inland ansässiger Unternehmer ein Unternehmer, „der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt“ hat. Keine inländische Leistungsempfängerin bzw. kein inländischer Leistungsempfänger ist ein mit einer deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registriertes Unternehmen mit Sitz oder Geschäftsleitung im Ausland.
Die Ausstellung einer E-Rechnung im gesetzlich vorgegebenen „strukturierten“ Format ist außerdem erforderlich:
Unternehmen müssen ab 1.1.2025 unterscheiden zwischen der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und einer sonstigen Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem anderen als dem gesetzlich vorgegebenen elektronischen Format generiert oder auf Papier übermittelt wird“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, Rechnungen im PDF-Format oder abfotografierte Papierrechnungen im JPEG-Format gelten als sonstige Rechnungen.
Kennzeichnend für die neue E-Rechnung ist, dass diese einem bestimmten vorgegebenen strukturierten Format entsprechen und maschinenlesbar sein muss. Ein für das menschliche Auge lesbarer Bildteil ist nicht erforderlich; bei hybriden Rechnungsformaten gehen die im maschinenlesbaren strukturierten Format gespeicherten Daten denen des Bildteils vor.
Gemäß § 14 Abs. 1 UStG muss eine E-Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
E-Rechnungen können als Anhangdatei per E-Mail, mittels einer Datenschnittstelle oder zum Download in einem Kundenportal bereit gestellt werden. Eine Übermittlung beispielsweise per USB-Stick oder einem anderen externen Speicher erfüllt nicht die gesetzlichen Voraussetzungen.
Gemäß BMF Schreiben vom 15.10.2024 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 BStBl 2024 I S. 1320) erfüllen Rechnungen nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, dar, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU. Zulässig sind außerdem weitere europäische Rechnungsformate nach den Standards FacturX (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing (vgl. Rz 24 ff BMF Schreiben).
Bereits etablierte elektronische Rechnungsformate wie das EDI-Verfahren oder EDIFACT können unter bestimmten Voraussetzungen weiter genutzt werden, auch über die allgemeinen Übergangsfristen hinaus (vgl. BMF v. 15.10.2024 Rz. 33)
Gesetzlich zulässig ist außerdem die Vereinbarung eines bestimmten elektronischen Formats zwischen Rechnungsausstellerin bzw. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfängerin bzw. Rechnungsempfänger. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der gesetzlichen Norm entspricht oder mit dieser „interoperabel ist“ (§ 14 Abs 1 Nr. 2 UStG). Interoperabel heißt, dass alle notwendigen Angaben von der Ursprungsdatei ohne Datenverluste oder Datenänderung in das gesetzlich geforderte Zielformat (maschinenlesbar nach der Norm EN 16931) konvertiert werden können (vgl. BMF Schreiben v. 15.10.2024 Rz. 33).
Für E-Rechnungen gelten die in § 14 Abs. 4 UStG katalogartig aufgeführten Mindestinhalte bzw. Pflichtangaben analog. So muss eine E-Rechnung unter anderem Name und Anschrift der liefernden oder leistenden Unternehmerin bzw. des liefernden oder leistenden Unternehmers, Name und Anschrift der Abnehmerin bzw. des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfängerin bzw. Leistungsempfänger), Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum sowie das Entgelt und den Steuerbetrag enthalten.
Hinweis:
Leistende Unternehmerinnen und Unternehmer, die die sogenannte Istversteuerung nutzen, müssen auf Rechnungen, die nach dem 31.12.2027 ausgestellt werden, auf diese gewählte Besteuerungsart in ihren Rechnungen hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG).
Die derzeit geltenden Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 UStDV (das sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer € 250,00 nicht übersteigt) und für Fahrausweise i. S. d. § 34 UStDV finden weiterhin auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich Anwendung. Kleinbetragsrechnungen können in Form eines Papierausdrucks generiert werden. Gleiches gilt für Fahrausweise.
Für die Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben sind lange Übergangsfristen vorgesehen. Im Einzelnen gilt (vgl. § 27 Abs. 38 UStG):
Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze kann die Unternehmerin bzw. der Unternehmer statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem sonstigen Format ausstellen.
Für kleine Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu € 800.000,00 verlängert sich die Übergangsregelung für die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen bis zum 31.12.2027. Gesamtumsatz ist die Summe der von der Unternehmerin bzw. vom Unternehmer ausgeführten Umsätze, abzüglich der steuerfreien Umsätze (§ 19 Abs. 3 UStG). Die Übergangsregelung gilt vorbehaltlich der Zustimmung der Empfängerin bzw. des Empfängers.
Für Umsätze bis 31.12.2027 können Unternehmerinnen und Unternehmer unabhängig von der Höhe ihres Gesamtumsatzes elektronische Rechnungen noch mittels eines nicht gesetzeskonformen Verfahrens generieren („in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1Satz 6 entspricht“), wenn die auf diese Weise ausgestellten Rechnungen im EDI-Verfahren übermittelt werden. Die Übergangsregelung gilt vorbehaltlich der Zustimmung der Empfängerin bzw. des Empfängers.
Hinweis: Die Übergangsfristen gelten nur für die Ausstellung von E-Rechnungen. Für die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung nach den neuen Standards gibt es keine Übergangsfristen. Das heißt, dass inländische Unternehmen für Inlandsumsätze mit anderen Unternehmen in der Lage sein müssen, die neuen elektronischen Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn die Rechnungsausstellerin bzw. der Rechnungsaussteller eine solche übermittelt. Unternehmen sollten sich daher trotz der bis zu dreijährigen Übergangsfrist frühzeitig auf die neue elektronische Rechnungsstellung vorbereiten.
Elektronische Rechnungen sind (zunächst) nur für inländische Umsätze obligatorisch. Das heißt, die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer und die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein (vgl. im Einzelnen die rechtlichen Hintergründe unter I). Für Umsätze mit österreichischen Unternehmen bleiben sonstige Rechnungen weiterhin zulässig.
Stand: 17. Dezember 2024
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